作品案例

板橋永安活動中心最美高檔辦桌婚禮包辦(進場篇)

活動中心管理員感覺驚艷萬分,不斷讚嘆說她從未見過這樣漂亮精緻的活動中心婚禮,直誇我們太厲害了!

板橋永安活動中心最美高檔辦桌婚禮包辦

陳小姐您好!

我們是準新人,預計今年靠近年底 10.11.12 月附近這邊想舉辦婚宴,目前有在考慮辦桌這個選項 (因為我本人是彰化人,小時候都吃辦桌,覺得有蠻深的情感連結)

我已閱讀完您的收費標準統籌費的部分,這點我覺得沒有任何的問題,我跟新娘現在都住板橋,目前比較希望辦在交通方便的地方,活動中心我們覺得沒有問題,我們主要是希望讓參加的人享受比較好的吃的服務,然後地方不要簡陋。

我也看過您之前的板橋活動中心的案例,覺得蠻適合我們的,不知道有沒有機會進一步的了解,謝謝您!

      這位"模範新郎"依照我們的作業流程,填寫線上諮詢表單上的資料給我們,方便我們協助估價,他的標題除了表明"婚宴辦桌諮詢",還特別在"備註"欄詳細說明他的需求和動機,光看到這樣訴求清晰的諮詢表單,就給我很好的印象,感覺他是一個有素養和有歷練的年輕人,來諮詢前有認真做過準備,對辦婚禮的行情有一定的了解。

      他們自己已經先找好家附近的一間活動中心,但他們預定的婚期那天我剛好滿檔,他問我好幾個日期,我都沒空,最後他乾脆問我哪幾天有空,就把我有空檔的日期訂作他的婚期,終於把日子敲定了,是極有誠意的新人,讓我更加珍惜。

       除了喬婚期稍費周折,其他都按部就班,進行順利;我先將大概的總預算粗估給他,他表示接受,接著我就將婚禮的每一項目包括桌椅餐具、音響音控、燈光燈控、場地布置、專業主持人、婚禮統籌、來回進撤場車資等等費用全都詳細估給他,他也沒有異議,極為乾脆,接下來我們就簽約完成委託統籌手續,雙方設立LINE群組,保持密切溝通和聯繫,我就馬上聯絡團隊工作人員和活動中心管理員,約好場勘時間。

 

我們沒有在這間活動中心辦過婚禮,但它和我們先前辦過多場的另一間活動中心的格局幾乎完全一樣;也是進大門之後有一小塊空間,旁邊是管理員辦公室和洗手間。

這間的新人出場動線比另外那間要好,因為這間做為新娘房的倉庫就位於洗手間旁邊,新人可以直接從入口拱門進場,不用繞道。

兩間活動中心一樣,要進入宴會區還須多進一個門,這樣的格局有好有壞,好處是大門內的空間可以單獨規劃為拍照送客區,裡面的門才做新人正式入場的拱門,缺點是要布置的空間範圍多了,布置的費用自然也會增加了,但是對於預算充裕的新人是沒差啦。

這個舞台的顏色蠻特別的,場勘時我特別叮囑場布人員要配合這舞台的色調來布置。

在新人心目中,可能還是一片空白,但當下我的腦海中就已經浮現婚禮現場的完整畫面了。

這間沒有先前那間有的戶外廣場,但以活動中心來說,外觀算是漂亮的。

外牆還有漂亮的彩繪。

暫時跳過漫長繁瑣的籌備期,容後再敘。

終於等到婚禮前一天的進場施工,我和燈光音響人員同時到場,餐具和桌巾轉套已經提早送到。

我們在全台灣的許多家活動中心辦過婚禮,但每間的規定和管理員風格都有差異,這間的管理員個性算是很阿莎力的,盡量給我們做事方便,我們進場前也要先向管理員問清楚場地的規定,以便互相配合。

上圖就是大門進去的空間,要規劃為送客拍照區,新人從左邊的門進入會場,鏡頭會拍到新人背後的兩間公廁門,所以我要想辦法把廁所門遮蔽起來。

趁著還沒擺桌和布置的空檔,我給新人腦補婚禮的畫面。

帶他們走一趟進場動線,讓他們消減一些緊張心情。

我跟新人線上聯繫了半年多,進場這天才第一次見面,半年多的線上溝通非常順暢和歡樂,所以一見如故。新郎如同線上諮詢表單給我的印象,非常沉穩敦厚,新娘則非常甜美可愛。

籌備期間,新人問我冷藏飲料的方法,我建議叫大冰塊或是租冰箱,一台冰箱的租金要七、八千,比叫冰塊貴很多,但也方便很多,他們最後決定要租冰箱,於是我在動線圖上標示冰箱的位置,在冰箱送達之前,請新人先把飲料拿來。

婚禮結束後看到這張照片,我才發現新郎爸陪孩子送飲料過來時,默不作聲地看著我,沒打招呼也沒說話,當然更沒發表任何意見,大概有點擔心我這人會變出甚麼鬼花樣吧,哈哈! 其實這樣很好,家長始終只在新人背後默默支持,不隨便插手和發表意見,給我們充分的信任和尊重,讓我們不受任何外行的雜音干擾,能順利開心地把事情做好。

飲料要放在我指定的位置,也就是冰箱的旁邊。

再來回多看幾遍我寫的流程表和配置圖,檢查有沒有疏漏之處。

這一場的新人需求較多,除了租冰箱之外,還請我幫忙找棉花糖廠商和結婚蛋糕廠商。

一開始籌備時,新人就說要在台上舉辦切蛋糕儀式,多層結婚蛋糕費用很貴,至少四萬元起跳,為了幫他們掌控預算,我建議他們到籌備後期看預算再決定要不要,以免花費爆表,壓縮到其他必要的婚禮費用,然後我就一路幫他們緊盯支出,隨時打報告,好讓他們謹慎拿捏。

場布人員依照我排的進場時間到場了,全都是新鮮的花葉,現場修剪製作,坊間有一些便宜的花藝和布置,網站照片看起來好像不錯,實地發現用了很多人工假花葉,做工也很粗糙,而且是跟其他新人循環共用的,總之就是一分錢,一分貨。

保證全都是現做新鮮出爐的。

再跟新娘核對一遍座次表,其中有一位素食賓客,看要安排在哪一桌,請水咖單獨上餐。

冰箱廠商也依照我排的時間到場了,我特將所有廠商進場時間錯開,免得擠在一起,我招呼不過來。

冰箱擺放的位置是經過我深思熟慮的,不是隨便亂擺喔。

這家廠商有合作過,服務態度不錯,定位之後又認真解說使用方法。

稍早新人送來的飲料就剛好放在旁邊,所以每一細節都經過我細心規劃,看似簡單的小事,萬一稍有疏漏就麻煩了。

煮菜器具、桌板和裝盛容器也依照我排的時間送到。帳篷廠商已經先將煮菜區搭好棚了。

一般活動中心婚宴都在婚禮當天一早才由水咖(服務生阿姨)來擺設桌椅餐具,但因為我們辦的婚宴特別精緻搞工,前一天下午就要進場施工,所以前一天至少要先把桌子定位,確定桌位和動線,方便場布工作,也讓新人再確認桌號和座次表。餐具擺放可以等次日早上由水咖阿姨完成。

工作人員會先依照我畫的桌位表來擺桌,然後再加以調整,實際的定位通常不會跟我畫的圖有太大差別。

前一天特別請人來擺桌椅餐具是要多花工錢的,現在缺工嚴重,花錢能請到人做就算不錯了,有時候付錢都還請不到人呢。

新人考量預算之後,猶有餘裕可以訂製結婚蛋糕,於是我幫新人找到一家蛋糕店,新人去試吃之後表示滿意,我就將結婚蛋糕的式樣傳給店家,請他們照著設計和製作。

多層蛋糕塔需要有地方擺放,我靈機一動,何不放在橡木桶上,搭配我們的典雅鄉村風場布。於是我又將橡木桶的尺寸傳給蛋糕店。

新人很興奮好奇地觀看我們施工,一派輕鬆愉快,這就是委託專業婚顧辦婚禮的好處,自己不用瞎忙瞎緊張。

方便場布布置,我先將主桌椅定位,新人進場的動線和打光的方向都能確定了。

橡木桶擺好之後,我和場布人員站在入口拱門處檢視位置是否正確,要正對著入口處,我並請燈控人員用燈光投射到蛋糕上。

讓新人模擬一下切蛋糕的姿勢與位置,切蛋糕區確認無誤,舞台的其他區域就可以開始布置了。

桌巾挑選了高雅的香檳金色。

籌備期間,新郎精心設計了一個QR CODE,讓賓客掃描進去看他們的婚紗照,所以會場不需要擺放和播放婚紗照了,他原本要親自設計菜單和桌卡,好把自己的心血結晶QR CODE放上去,我建議他還是全部交給我們一併處理,色調和風格才能保持統一,他同意了。

進場這天,我請場布特別拿給他看我們設計製作的成果,他露出很滿意的可愛笑容。

我見他那麼重視這個,就除了印在桌卡菜單上,另外還請場布人員多給他印一張裝框,放在門口簽到桌上。

進場時,我又再提醒他:"你要掃描看看啊,看能不能看到你們的婚紗照",他們這才拿手機掃一下,然後驚喜地呼道:"ㄟ!可以耶!"

哈哈!真是可愛的一對!

進門的空間規劃為拍照送客區及簽到區,因為牆壁上的雜物太多,所以我們要全部加以遮蔽美化。 包括另一側牆的飲水機也要擋起來,作為簽到區。

對照"整形前後"的照片,你能想像這是同一區嗎?

簽到桌後面就是原來的飲水機位置,真是化腐朽為神奇啊!

同時燈光音響人員也在忙著測試。

活動中心的天花板都很低矮,所以即使是白天的午宴,我們不全用場地的日光燈,還是會給屋頂多加一點染色燈,淡化屋頂低矮的感覺。

背景紗幔拉好之後,我發現旁邊的電箱還露在外面,就請場布再將紗幔延伸過來,遮住電箱。

雜物全部被遮擋住,就整齊乾淨漂亮多了。

擺設桌椅的工作人員順便連餐具都擺好了,我就檢查一下玻璃杯,因為玻璃杯都是裝箱被貨車運過來的,難免會因為碰撞而有些破損,所以我都請廠商多送幾箱餐具來,發現汙損就立即更換。

新人原來想在桌花方面省些費用,說隨意插一兩枝就好,場布說那他自己都會看不下去,所以自動加量不加價。

團隊就是有這樣的工作默契,大家都很要求完美,合作起來也很愉快。

我特意退出門外,檢視拍照背景的位置,定位以後就要上花了。

發現甚麼問題,就立即指出討論。

進入拱門的兩邊牆壁滿布雜物,一樣要遮蔽起來,否則那拱門就浪費掉了,新人進場的背景也會很難看。

負責搭設隔板的是燈光音響硬體人員。

我們做事是一點都不將就馬虎,所以新人如果要用"價錢"來衡量找誰辦婚禮,就是太外行了! 貪便宜是很容易踩雷的! 不怕貨比貨,就怕不識貨。

場勘時就察覺新人進場的背景剛好是公廁門,所以這一區當然也要遮蔽美化。

新人從新娘房出來之後,從隔板背後繞到拍照區,再走花拱門進場。所以隔板後面要留一條通道。

舞台兩側也很雜亂,我都請工作人員搭起隔板來,這一區隔板後還兼做備餐區,新人在台上做完切蛋糕的儀式後,我就請服務生協助將蛋糕搬下台來,在這備餐區的桌上分好,最後和甜點一起送給主桌和賓客桌。一切都在我的規畫當中。

所以我事先規劃好,從台上下來到這備餐區之間要留走道,同時要擺幾張桌子給服務生分蛋糕。

前一天施工到晚上十點,告一段落,次日婚禮當天一早,我們繼續進場施工直到完成。

場地管理員感覺驚艷萬分,不斷讚嘆這是她見過的最美的活動中心婚禮,她說她從未見過這樣漂亮精緻的!直誇我們太厲害了!

~~~待續~~~